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Aprende cómo crear paso a paso un calendario de producción para tu proyecto de vídeo o cine

En esta guía aprenderás cómo crear un calendario de producción para tu proyecto con la plantilla diseñada en Google Sheets incluida en el pack Filmmaker 360.

¿Qué es un calendario de producción?

Un calendario de producción es una herramienta de planificación que se utiliza en la gestión de proyectos para representar visualmente mediante barras horizontales todo el proceso desde que inicia hasta que termina.

En otras palabras, un calendario de producción de cine te permite desglosar fácilmente las 5 fases de producción estándar (desarrollo, preproducción, producción, postproducción y distribución) y organizar todas las tareas en una línea de tiempo visual. 

Un calendario de producción te permite conocer:

  • Cuáles son las tareas a realizar
  • Cuánto tiempo llevará realizar cada tarea
  • Quién es el responsable de cada tarea
  • La duración total aproximada de la producción

Formato del calendario de producción

  • Nombre del proyecto: se encuentra en la parte superior. Es un espacio donde puedes escribir el título de tu proyecto. Es igual en todas las plantillas.
  • Tarea: cada fila horizontal representa una tarea. A su vez, las tareas están agrupadas en 5 fases de producción distintas. Puedes añadir o eliminar tareas.
  • Responsable: se refiere a el nombre de cada miembro del equipo técnico. Se trata de la persona encargada de una tarea en específico. En el ejemplo, el desglose de guion está a cargo de Arantxa Quirós.
  • Fechas: esta área consta de tres secciones distintas, primero la fecha de inicio de la tarea, después la fecha de finalización y por último el número total de días que requiere. Este último dato se calcula de forma automática.
  • Barras: es una representación visual en forma de recuadros azules que muestra el tiempo en días que tardarás en completar cada tarea, y en última instancia cada fase de producción.

Cómo crear tu calendario de producción

No se puede crear un calendario de producción sin conocer la información básica del proyecto. Por eso, primero es importante responder algunas preguntas sencillas:

  • ¿Cuáles son las tareas principales de cada una de las 5 fases? Haz una lista general de todas las tareas. La plantilla incluye 22, pero puedes añadir más.
  • ¿Quiénes serán los encargados de desempeñar las tareas? Haz una lista de todos los miembros de tu equipo. Puedes utilizar la plantilla de Gestión de equipo.
  • ¿Cuánto tiempo llevará cada tarea? Esto dependerá de la experiencia de cada uno. Habla con tu equipo y haz una estimación.

Define el tiempo total de producción

El tiempo total para desarrollar un proyecto es común que se vea determinado por eventos externos. Es posible que tengas fechas de entrega impuestas por un cliente, que un miembro del reparto solo esté disponible durante unas semanas, o que sencillamente tu presupuesto solo te permita trabajar durante un periodo de tiempo limitado.

Supongamos que vas a planificar la producción de un cortometraje. El equipo comienza a trabajar el 1 de marzo y se espera realizar el estreno el 30 de abril. En este caso, el calendario de producción comenzaría el 1 de marzo y terminará el 30 de abril. Sería una producción de aproximadamente 8 semanas.

La plantilla contiene un periodo definido de 8 semanas, pero puedes agregar más tiempo según necesites copiando bloques de semanas ya formateados y pegándolos a continuación.

Agrega tareas con fechas de inicio y finalización

Los calendarios de producción funcionan mejor cuando tienes tareas con fechas de inicio y fin para poder visualizarlos como barras en un gráfico. De este modo, los miembros del equipo pueden hacerse una idea clara de qué tareas se llevan a cabo, cuándo y cuánto tiempo demandará realizarlas.

Por ejemplo:

  • Del 4 de marzo al 10 de marzo, el editor realiza el montaje completo.
  • Del 11 de marzo al 13 de marzo, el artista VFX añade los efectos visuales.
  • Del 14 de marzo al 15 de marzo, el diseñador de sonido crea la atmosfera sonora.

Una vez hayas definido una tarea con fecha de inicio y fin, la plantilla realizará un calculo automático del número de días que se requieren. Ahora en el panel de recuadros, selecciona el mismo número de cuadriculas que aparece en el contador de días y márcalas con el color azul.

🧐 Para agregar tareas nuevas, haz clic derecho sobre una fila ya formateada y selecciona “Insertar 1 fila encima” o “Insertar 1 fila debajo”. Se añadirá una nueva fila.

Como una producción audiovisual rara vez se corresponde con la semana laboral estándar de cinco días, en la plantilla hemos incluido los siete días de la semana.

Adicionalmente, e igual que hiciste con las tareas, puedes marcar las fases de producción con un color (en la plantilla hemos utilizado el gris). De esta forma, es más fácil visualizar el tiempo que te llevará cada etapa de la producción.

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